各党总支、直属党支部，各单位：
为进一步规范学校会议管理，根据《中共西安航空学院委员会会议议事规则（修订）》和《西安航空学院校长办公会议议事规则（修订）》要求，结合我校实际，现就进一步规范党委会、校长办公会会议管理有关事项通知如下：
一、会议时间安排
（一）党委会、校长办公会原则上每两周召开一次。校历单周的周五上午8:30召开校长办公会，校历双周的周五上午8:30召开党委会。
（二）如因节假日、其他工作安排无法按上述时间召开会议，或因工作需要调整或增加会议，经学校党政主要领导同意后由党政办公室安排。
二、会前准备工作
（一）充分酝酿。各单位提请会议审议（审定）的议题，必须充分调研、论证和酝酿，形成比较成熟的方案、意见或建议。议题提出单位应就议题需要解决的问题，会前主动与涉及单位进行沟通、协商。协商中如有重大分歧，由议题提出单位报告分管（协管）校领导进行协调，未经协商或经过协商没有形成书面意见的议题，党政办公室不予接收。
（二）征求意见。党委会议题，提出单位在向党政办公室提交议题材料前，须向分管（协管）校领导和党委书记进行汇报，并征求其他党委委员意见；校长办公会议题，提出单位在向党政办公室提交议题材料之前，须向分管（协管）校领导和校长进行汇报，并征求其他校长办公会成员意见。征求意见情况要在会议上进行说明。
（三）议题审定。议题提出单位应于党委会、校长办公会召开前3天，向党政办公室提交《西安航空学院党委会议题征集表》或《西安航空学院校长办公会议题征集表》，同时报送相应议题材料，规范性文件议题应在议题征集表中填写合规性审查情况，不再提交《西安航空学院规范性文件草案审查表》。所有议题经党政办公室审核并报请党委书记或校长审定后安排上会。除特殊紧急议题以外，未按时间提交议题材料，未按程序征求意见，材料不符合要求的议题不安排上会。
（四）材料印制。议题材料由提交单位负责印制，由党政办公室在会议召开前2天呈送党委委员、校长办公会成员。议题材料一般应采用A4纸双面打印，提交党委会的材料一式15份，提交校长办公会的材料一式10份。议题提交材料格式如下：
1.标题字体采用2号方正小标宋简体，正文字体为3号仿宋-GB2312体。
2.标题序号第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。第一层标题用黑体不加粗，第二层标题用楷体-GB2312不加粗，第三层标题和第四层标题用3号仿宋-GB2312体不加粗。
3.使用word排版，页边距为上25㎜，下25㎜，左32㎜，右32㎜。行间距设为多倍行距1.41倍。
4.落款处应加盖议题申报单位印章，落款日期用阿拉伯数字。
三、会中相关工作
（一）汇报人员。议题汇报人应为议题提交单位主要负责人。
（二）列席人员。涉及较大数额资金使用的议题，应邀请财务处负责人列席；涉及国有资产管理的议题，应邀请国有资产管理处负责人列席；涉及信息化和网络系统建设与管理的议题，应邀请网络信息中心负责人列席；涉及教职工切身利益的议题，应邀请党委教师工作部、校工会等部门负责人列席；涉及学生管理教育服务的议题，学生工作部（处）、校团委等相关部门负责人列席；涉及其他单位并需要其列席的议题，应邀请相关单位负责人列席。列席人员由议题提交单位在议题征集表中填报。
（三）汇报要求。议题汇报要精简扼要、条理清晰。规范性文件议题，一般按照起草该文件的法律和政策依据，文件的酝酿和意见征求过程，文件的基本结构和主要内容，重要条款的说明及提请研究的问题四个方面进行汇报。其他事项议题，一般按照议题基本情况，会前酝酿和意见征求过程，提请研究解决的主要问题，建议解决方案或倾向性意见四个方面进行汇报。议题汇报一般不超过5分钟，重要议题汇报不超过10分钟。会场设有计时器用于计时和提醒。
（四）会议记录。会议记录由党政办公室安排专人，用专门会议记录纸记录。会议记录要做到决策事项明确、决策形式明确、决策程序明确、决策结论明确。
四、会后相关工作
（一）会议纪要。会后党政办公室根据会议记录整理形成会议纪要，经会议主持人签发后印发校领导和相关部门。
（二）贯彻执行。会议形成的决议，必须严格遵守，坚决执行，不得擅自改变。党政办公室要对会议重大决定、重要事项的落实情况进校督查督办。
（三）材料归档。每年年底，党政办公室安排专人将会议记录、纪要、录音和议题征集表等资料整理后移交档案室归档。
五、会议纪律要求
（一）按时参会。议题汇报人和其他列席人员，按照会议通知的时间、地点，携带好会议材料，提前在会场外等候，待工作人员通知后进入会场，汇报或列席的议题结束后退场。
（二）保守秘密。参会人员和列席人员对会议涉及保密事项，应严格遵守保密规定，任何个人未经允许，不得擅自对外公开。会议内容或会议材料有保密要求的，由党政办公室做好材料发放和回收等工作。
本通知自印发之日起执行。
党政办公室
2022年11月17日